Mon Métier : Assistante

Mon Métier : ASSISTANTE

Tous les outils nécessaires à  ma fonction

Public concerné :

• • Secrétaires, Secrétaire de direction, Assistantes de direction et Assistantes commerciales
  • Accessibilité de nos formations aux personnes en situation de handicap : pour en savoir plus, cliquez ici

Prérequis : aucun

• Optimiser son rôle d’interface dans l’entreprise en développant son efficacité et ses capacités  professionnelles.
• Valoriser l’image de marque et participer à  la performance de l’entreprise.

ITINERAIRE PEDAGOGIQUE :

Les rôles et les fonctions de l’assistante

• Se positionner dans sa fonction : connaître et définir ses rôles et fonctions. Définir ses responsabilités, ses marges de manœuvre, son autonomie
• Devenir l’assistante réelle de son manager, développer le binôme et la relation de confiance nécessaire à  la fonction
• Se faire respecter dans son métier tout en personnalisant les services attendus
• S’affirmer sereinement auprès de tous les interlocuteurs, développer l’écoute des besoins et des attentes, savoir orienter, guider et informer

La communication efficace

• S’exprimer oralement et prendre la parole en public
• Réussir l’accueil téléphonique pour mieux orienter et informer
• Connaître et utiliser les techniques et les outils de communication : écoute active, questions ouvertes, synthèse, reformulation
• Développer les relations gagnant / gagnant
• Faire passer des messages difficiles, comment tout dire mais bien le dire, initiation à  la CNV (communication non violente)
• L’art de dire le oui authentique, l’art de refuser sans agressivité. Connaître ses limites et les faire respecter
• Gérer son émotion et celle de l’autre : apaiser, rassurer et trouver le juste compromis

La gestion du temps et des priorités

• Détecter les « mangeurs de temps » et trouver les remèdes efficaces pour y répondre
• Définir et gérer les priorités : distinguer l’essentiel, rester sur l’objectif, répondre aux imprévus
• Savoir déléguer en évitant les pièges et en sachant optimiser les résultats de cette collaboration
• Favoriser et améliorer l’échange des informations
• Organiser, faire le suivi et le compte-rendu des réunions
• Utiliser les « outils gain de temps »
• Archiver et classer  des supports papier et des données informatiques
• Négocier des délais pour atteindre les objectifs et les priorités
• Faire face aux sollicitations, se protéger, savoir se concentrer pour optimiser son temps
• Ecourter une conversation qui s’éternise avec diplomatie et courtoisie
• Rendre service sans se laisser envahir, créer un partenariat de bons échanges
• Les nouvelles technologies : les trucs et astuces pour rechercher les informations sur le Web efficacement, les sites incontournables d’une assistante

Les moyens pédagogiques :

• Tour de table pour recueillir les attentes des participants
• Support de cours
• Exercices pratiques
• Mise en situation

 L’évaluation des acquis :

• Réalisée en fin de formation par un questionnaire écrit

La sanction de la formation :

Attestation de fin de formation

Les + pédagogiques:

·         Les participants sont avant tout acteurs de leur formation et élaborent leur propre parcours afin de construire un projet individuel à  l’issue de la formation.

·         Une pédagogie essentiellement active et participative où réflexion et créativité se joignent aux apports théoriques et aux mises en pratique.

·         La valorisation des échanges interprofessionnels et la réflexion par groupe de travail permettent l’acquisition de nouvelles visions et de nouvelles pratiques en entreprise.

DUREE :

• 32 heures sous la forme de 2 x 2 jours consécutifs en présentiel.
• 28 heures à distance

COUTS :

Le coût de participation de la formation est de 1440 euros nets par personne pour les 4 jours

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