Mon Métier : ASSISTANTE

Tous les outils nécessaires à  ma fonction

Public concerné :

    • Secrétaires, Secrétaire de direction, Assistantes de direction et Assistantes commerciales
OBJECTIFS :

  • Optimiser son rôle d’interface dans l’entreprise en développant son efficacité et ses capacités  professionnelles.
  • Valoriser l’image de marque et participer à  la performance de l’entreprise.

ITINERAIRE PEDAGOGIQUE :

Les rôles et les fonctions de l’assistante

  • Se positionner dans sa fonction : connaître et définir ses rôles et fonctions. Définir ses responsabilités, ses marges de manoeuvre, son autonomie
  • Devenir l’assistante réelle de son manager, développer le binôme et la relation de confiance nécessaire à  la fonction
  • Se faire respecter dans son métier tout en personnalisant les services attendus
  • S’affirmer sereinement auprès de tous les interlocuteurs, développer l’écoute des besoins et des attentes, savoir orienter, guider et informer

La communication efficace

  • S’exprimer oralement et prendre la parole en public
  • Réussir l’accueil téléphonique pour mieux orienter et informer
  • Connaître et utiliser les techniques et les outils de communication : écoute active, questions ouvertes, synthèse, reformulation
  • Développer les relations gagnant / gagnant
  • Faire passer des messages difficiles, comment tout dire mais bien le dire, initiation à  la CNV (communication non violente)
  • L’art de dire le oui authentique, l’art de refuser sans agressivité. Connaitre ses limites et les faire respecter
  • Gérer son émotion et celle de l’autre : apaiser, rassurer et trouver le juste compromis

La gestion du temps et des priorités

  • Détecter les « mangeurs de temps » et trouver les remèdes efficaces pour y répondre
  • Définir et gérer les priorités : distinguer l’essentiel, rester sur l’objectif, répondre aux imprévus
  • Savoir déléguer en évitant les pièges et en sachant optimiser les résultats de cette collaboration
  • Favoriser et améliorer l’échange des informations
  • Organiser, faire le suivi et le compte-rendu des réunions
  • Utiliser les « outils gain de temps »
  • Archiver et classer  des supports papier et des données informatiques
  • Négocier des délais pour atteindre les objectifs et les priorités
  • Faire face aux sollicitations, se protéger, savoir se concentrer pour optimiser son temps
  • Ecourter une conversation qui s’éternise avec diplomatie et courtoisie
  • Rendre service sans se laisser envahir, créer un partenariat de bons échanges
  • Les nouvelles technologies : les trucs et astuces pour rechercher les informations sur le Web efficacement, les sites incontournables d’une assistante

Les moyens pédagogiques :

  • Support de cours
  • Exercices pratiques
  • Mise en situation

 L’évaluation des acquis :

  • Réalisée en fin de formation par un questionnaire écrit

La sanction de la formation :

Attestation de fin de formation

Les + pédagogiques:

·         Les participants sont avant tout acteurs de leur formation et élaborent leur propre parcours afin de construire un projet individuel à  l’issue de la formation.

·         Une pédagogie essentiellement active et participative où réflexion et créativité se joignent aux apports théoriques et aux mises en pratique.

·         La valorisation des échanges interprofessionnels et la réflexion par groupe de travail permettent l’acquisition de nouvelles visions et de nouvelles pratiques en entreprise.

DUREE :

32 heures sous la forme de 2 x 2 jours consécutifs en présentiel.

COUTS : 

Le coût de participation de la formation est de 1440 euros nets par personne pour les 4 jours

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