OBJECTIFS
- Préparer, organiser et animer avec aisance une réunion ou un groupe de travail.
- Faire aboutir la réunion, atteindre les objectifs visés tout en ajustant son style d’animation aux spécificités individuelles et collectives.
Préparer et structurer sa réunion
- Vérifier l’opportunité de la réunion : enjeux, raisons, motifs, motivations
- Clarifier les objectifs. Construire un ordre du jour avec les différents points à aborder
- Gérer les pertes du temps : absences de balises ou de cap, interlocuteurs non pertinents ou peu impliqués, nombre excessif de sujets à traiter, de participants, incompatibilités d’humeur au sein de groupes trop composites (niveaux hiérarchiques différents).
- Tracer un cadre matériel, chronologique et humain.
- Repérer les points pour lesquels des positions contrastées peuvent s’affirmer ou s’opposer.
- Envisager et anticiper les questions et les problèmes qui seront évoqués.
- Prévoir les réponses et les éclaircissements à apporter
- Préparer ses arguments, ses informations, documents, supports.
- Recenser les participants : fonctions, alliances et oppositions prévisibles ?
- Planifier la réunion : limites de temps et cohérence pour les différentes parties.
- Décider du style d’animation à adopter en fonction des points à aborder et les objectifs de la réunion
- Préparer et envoyer les convocations
- Conduire une réunion en fonction du profil des participants. Ajuster son langage à celui de ses interlocuteurs : sexe, âge, fonction, origine socioculturelle, nationalité, personnalité, place dans le groupe.
Animer et conduire sa réunion
- Rappeler les objectifs afin de clarifier le sujet, mobiliser la participation et l’attention.
- Démontrer l’intérêt de la réunion et des sujets traités.
- Présenter le déroulement et le fonctionnement de la réunion.
- Les fonctions et rôles de l’animateur de réunion. La distribution des rôles. La gestion de l’espace et du cadre de la réunion.
- L’utilité des rites dans la structuration des choses : l’accueil et la régulation du temps. La communication de l’ordre du jour (avant) et du compte-rendu (après).
- Adopter une attitude d’écoute et de neutralité, un esprit d’échange et d’ouverture.
- Les attitudes d’écoute active, de synthèse progressive et de régulation chronologique et humaine. Contrôler les degrés d’écoute, de participation, de productivité et d’authenticité.
- Utiliser les techniques de communication : reformulation, questionnement, relance, synthèse
- Réguler la prise de parole. Guider et faire avancer les débats, faciliter ‘expression, tenir compte de chaque avis, s’assurer de la compréhension du groupe
- Veiller au bon déroulement de l’ordre du jour. Recadrer si nécessaire.
- Gérer l’expression des opinions et des points de vue, recentrer, récupérer les idées.
- Animer : faire participer, impliquer, créer l’adhésion
- Traiter les informations et les différentes hypothèses.
- Faire face aux critiques, aux accusations, aux désaccords, garder son calme, sa maîtrise et garder le contrôle de la réunion, ne pas surenchèrir face à l’agressivité, aux jugements et aux provocations
- Réflexion et synthèse par rapport à ce qui aura été exprimé. Constat des accords/ désaccords. Choix, prise de décision. Conclusion de la réunion. Terrains d’entente. Suites à donner. Actions, rôles, moyens et délais.
- Gérer les personnalités difficiles et anticiper les conflits naissants, réguler les bavards, faire participer les timides, les réservés
- Structurer et rédiger le compte-rendu de réunion
Les moyens pédagogiques :
- Tour de table pour recueillir les attentes des participants
- Support de cours
- Exercices pratiques
- Mise en situation
L’évaluation des acquis :
- Réalisée en fin de formation par un questionnaire écrit
La sanction de la formation :
Attestation de fin de formation
Les + pédagogiques:
· Les participants sont avant tout acteurs de leur formation et élaborent leur propre parcours afin de construire un projet individuel à l’issue de la formation.
· Une pédagogie essentiellement active et participative où réflexion et créativité se joignent aux apports théoriques et aux mises en pratique.
· La valorisation des échanges interprofessionnels et la réflexion par groupe de travail permettent l’acquisition de nouvelles visions et de nouvelles pratiques en entreprise.
DUREE :
- 16 heures sous la forme de 2 jours consécutifs en présentiel.
- 14 heures à distance
COUTS :
Le coût de participation de la formation est de 1090 euros nets par personne pour les 2 jours
Modalités et délais d’accès : 48h
> Télécharger le programme (PDF)
>> Télécharger le bulletin d’inscription (PDF)
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