Conduire et animer efficacement une réunion

Les règles d’un échange utile et performant

Public concerné :

  • Responsables d’une équipe ou d’un service, cadres fonctionnels ou opérationnels.
  • Collaborateurs participants régulièrement à des réunions ou à  des groupes de travail.
OBJECTIFS

  • Préparer, organiser et animer avec aisance une réunion ou un groupe de travail.
  • Faire aboutir la réunion, atteindre les objectifs visés tout en ajustant son style d’animation aux spécificités individuelles et collectives.

Préparer et structurer sa réunion

  • Vérifier l’opportunité de la réunion : enjeux, raisons, motifs, motivations
  • Clarifier les objectifs. Construire un ordre du jour avec les différents points à  aborder
  • Gérer les pertes du temps : absences de balises ou de cap, interlocuteurs non pertinents ou peu impliqués, nombre excessif de sujets à  traiter, de participants, incompatibilités d’humeur au sein de groupes trop composites (niveaux hiérarchiques différents).
  • Tracer un cadre matériel, chronologique et humain.
  • Repérer les points pour lesquels des positions contrastées peuvent s’affirmer ou s’opposer.
  • Envisager et anticiper les questions et les problèmes qui seront évoqués.
  • Prévoir les réponses et les éclaircissements à  apporter
  • Préparer ses arguments, ses informations, documents, supports.
  • Recenser les participants : fonctions, alliances et oppositions prévisibles ?
  • Planifier la réunion : limites de temps et cohérence pour les différentes parties.
  • Décider du style d’animation à  adopter en fonction des points à aborder et les objectifs de la réunion
  • Préparer et envoyer les convocations
  • Conduire une réunion en fonction du profil des participants. Ajuster son langage à  celui de ses interlocuteurs : sexe, âge, fonction, origine socioculturelle, nationalité, personnalité, place dans le groupe.

Animer et conduire sa réunion

  • Rappeler les objectifs afin de clarifier le sujet, mobiliser la participation et l’attention.
  • Démontrer l’intérêt de la réunion et des sujets traités.
  • Présenter le déroulement et le fonctionnement de la réunion.
  • Les fonctions et rôles de l’animateur de réunion. La distribution des rôles. La gestion de l’espace et du cadre de la réunion.
  • L’utilité des rites dans la structuration des choses : l’accueil et la régulation du temps. La communication de l’ordre du jour (avant) et du compte-rendu (après).
  • Adopter une attitude d’écoute et de neutralité, un esprit d’échange et d’ouverture.
  • Les attitudes d’écoute active, de synthèse progressive et de régulation chronologique et humaine. Contrôler les degrés d’écoute, de participation, de productivité et d’authenticité.
  • Utiliser les techniques de communication : reformulation, questionnement, relance, synthèse
  • Réguler la prise de parole. Guider et faire avancer les débats, faciliter ‘expression, tenir compte de chaque avis, s’assurer de la compréhension du groupe
  • Veiller au bon déroulement de l’ordre du jour. Recadrer si nécessaire.
  • Gérer l’expression des opinions et des points de vue, recentrer, récupérer les idées.
  • Animer : faire participer, impliquer, créer l’adhésion
  • Traiter les informations et les différentes hypothèses.
  • Faire face aux critiques, aux accusations, aux désaccords, garder son calme, sa maîtrise et garder le contrôle de la réunion, ne pas surenchèrir face à  l’agressivité, aux jugements et aux provocations
  • Réflexion et synthèse par rapport à  ce qui aura été exprimé. Constat des accords/ désaccords. Choix, prise de décision. Conclusion de la réunion. Terrains d’entente. Suites à  donner. Actions, rôles, moyens et délais.
  • Gérer les personnalités difficiles et  anticiper les conflits naissants, réguler les bavards, faire participer les timides, les réservés
  • Structurer et rédiger le compte-rendu de réunion

Les moyens pédagogiques :

  • Support de cours
  • Exercices pratiques
  • Mise en situation

 L’évaluation des acquis :

  • Réalisée en fin de formation par un questionnaire écrit

La sanction de la formation :

Attestation de fin de formation

Les + pédagogiques:

·         Les participants sont avant tout acteurs de leur formation et élaborent leur propre parcours afin de construire un projet individuel à  l’issue de la formation.

·         Une pédagogie essentiellement active et participative où réflexion et créativité se joignent aux apports théoriques et aux mises en pratique.

·         La valorisation des échanges interprofessionnels et la réflexion par groupe de travail permettent l’acquisition de nouvelles visions et de nouvelles pratiques en entreprise.

DUREE :

16 heures sous la forme de 2 jours consécutifs en présentiel.

COUTS :

Le coût de participation de la formation est de 1090 euros nets par personne pour les 2 jours

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