Conduire et animer efficacement une réunion

Conduire et animer efficacement une réunion

Les règles d’un échange utile et performant

Public concerné :

• Responsables d’une équipe ou d’un service, cadres fonctionnels ou opérationnels.
• Collaborateurs participants régulièrement à des réunions ou à  des groupes de travail.
• Accessibilité de nos formations aux personnes en situation de handicap : pour en savoir plus, cliquez ici

• Préparer, organiser et animer avec aisance une réunion ou un groupe de travail.
• Faire aboutir la réunion, atteindre les objectifs visés tout en ajustant son style d’animation aux spécificités individuelles et collectives.

Préparer et structurer sa réunion

• Vérifier l’opportunité de la réunion : enjeux, raisons, motifs, motivations
• Clarifier les objectifs. Construire un ordre du jour avec les différents points à  aborder
• Gérer les pertes du temps : absences de balises ou de cap, interlocuteurs non pertinents ou peu impliqués, nombre excessif de sujets à  traiter, de participants, incompatibilités d’humeur au sein de groupes trop composites (niveaux hiérarchiques différents).
• Tracer un cadre matériel, chronologique et humain.
• Repérer les points pour lesquels des positions contrastées peuvent s’affirmer ou s’opposer.
• Envisager et anticiper les questions et les problèmes qui seront évoqués.
• Prévoir les réponses et les éclaircissements à  apporter
• Préparer ses arguments, ses informations, documents, supports.
• Recenser les participants : fonctions, alliances et oppositions prévisibles ?
• Planifier la réunion : limites de temps et cohérence pour les différentes parties.
• Décider du style d’animation à  adopter en fonction des points à aborder et les objectifs de la réunion
• Préparer et envoyer les convocations
• Conduire une réunion en fonction du profil des participants. Ajuster son langage à  celui de ses interlocuteurs : sexe, âge, fonction, origine socioculturelle, nationalité, personnalité, place dans le groupe.

Animer et conduire sa réunion

• Rappeler les objectifs afin de clarifier le sujet, mobiliser la participation et l’attention.
• Démontrer l’intérêt de la réunion et des sujets traités.
• Présenter le déroulement et le fonctionnement de la réunion.
• Les fonctions et rôles de l’animateur de réunion. La distribution des rôles. La gestion de l’espace et du cadre de la réunion.
• L’utilité des rites dans la structuration des choses : l’accueil et la régulation du temps. La communication de l’ordre du jour (avant) et du compte-rendu (après).
• Adopter une attitude d’écoute et de neutralité, un esprit d’échange et d’ouverture.
• Les attitudes d’écoute active, de synthèse progressive et de régulation chronologique et humaine. Contrôler les degrés d’écoute, de participation, de productivité et d’authenticité.
• Utiliser les techniques de communication : reformulation, questionnement, relance, synthèse
• Réguler la prise de parole. Guider et faire avancer les débats, faciliter ‘expression, tenir compte de chaque avis, s’assurer de la compréhension du groupe
• Veiller au bon déroulement de l’ordre du jour. Recadrer si nécessaire.
• Gérer l’expression des opinions et des points de vue, recentrer, récupérer les idées.
• Animer : faire participer, impliquer, créer l’adhésion
• Traiter les informations et les différentes hypothèses.
• Faire face aux critiques, aux accusations, aux désaccords, garder son calme, sa maîtrise et garder le contrôle de la réunion, ne pas surenchèrir face à  l’agressivité, aux jugements et aux provocations
• Réflexion et synthèse par rapport à  ce qui aura été exprimé. Constat des accords/ désaccords. Choix, prise de décision. Conclusion de la réunion. Terrains d’entente. Suites à  donner. Actions, rôles, moyens et délais.
• Gérer les personnalités difficiles et  anticiper les conflits naissants, réguler les bavards, faire participer les timides, les réservés
• Structurer et rédiger le compte-rendu de réunion

Les moyens pédagogiques :

• Tour de table pour recueillir les attentes des participants
• Support de cours
• Exercices pratiques
• Mise en situation

 L’évaluation des acquis :

• Réalisée en fin de formation par un questionnaire écrit

La sanction de la formation :

Attestation de fin de formation

Les + pédagogiques:

·         Les participants sont avant tout acteurs de leur formation et élaborent leur propre parcours afin de construire un projet individuel à  l’issue de la formation.

·         Une pédagogie essentiellement active et participative où réflexion et créativité se joignent aux apports théoriques et aux mises en pratique.

·         La valorisation des échanges interprofessionnels et la réflexion par groupe de travail permettent l’acquisition de nouvelles visions et de nouvelles pratiques en entreprise.

DUREE :

• 16 heures sous la forme de 2 jours consécutifs en présentiel.
• 14 heures à distance

COUTS :

Le coût de participation de la formation est de 1090 euros nets par personne pour les 2 jours

Modalités et délais d’accès : 48h

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